Även om man kan säga att vägarna för papperstransaktioner och elektroniska transaktioner leder till samma destination, kan man också säga att den ena är mycket snabbare än den andra. I en värld av finansiell oro och marknadsvolatilitet är snabbhet ofta avgörande.
I likhet med vinylskivor har papperstransaktioner en nostalgisk tilltalande, men frågan du måste ställa dig själv är om denna "old school"-känsla är värd sina inneboende risker. Med papper är överföringen av viktig information förutsatt av den tid det tar att fylla i de nödvändiga dokumenten, skicka beställningen till lämpliga parter och invänta resultatet av efterlevnadskontrollerna. Att förena dessa risker är den extra tid det tar att korrigera eventuella avvikelser om eller när ett dokument får en NIGO-beteckning (Not In Good Order).
- Enligt en källa till ett av landets 5 främsta försäkringsbolag hålls uppemot 30-40 % av papperstransaktionerna uppe i godkännandeprocessen på grund av NIGO-frågor som behöver ändras för att gå vidare.
- Som jämförelse uppskattas det också att endast 10-20 % av ansökningarna som skickas in via ett elektroniskt orderinmatningssystem är märkta med NIGO, vilket minskar risken för att hantera en avvisad ansökan med mer än hälften.
Varför finns det ett så stort gap mellan de två metoderna? Tja, en anledning är att med e-beställningar är de rätta formulären automatiskt tillgängliga och presenteras för orderskaparen. Med de rätta formerna omedelbart till hands sjunker chansen att omvandla föråldrade former hastigt. Dessutom kommer många e-beställningar att blockera dig från att skicka in dina formulär om det finns några lämplighetsproblem som saknade data eller ofullständiga obligatoriska fält, vilket minskar ännu mer på chanserna att en beställning returneras (dvs. blödningstid borta från beställningen behandlas framgångsrikt).
Också på uppgång är förekomsten av e-signaturfunktioner inbäddade direkt i digitala dokumentplattformar. Istället för att jaga en signatur med en PDF-fil som måste faxas mellan parterna, erbjuder den inbyggda programvaran för digitala signaturer ett snabbt och enkelt sätt att skaffa de nödvändiga sign-offs med minimalt fram och tillbaka, vilket ytterligare förbättrar den totala effektiviteten.
När det gäller själva granskningen kan granskare lägga till kommentarer direkt i e-dokument vilket eliminerar behovet av att returnera formulär tillbaka till avsändaren. Precis som avtalen är så kan pappersprocessen bli långsammare ju fler kontroller som läggs till.
Oavsett om ditt företag har mandat, uppmuntrar eller bortser från användningen av elektroniska beställningar, verkar det vara obestridligt när det gäller hastighet, noggrannhet och övergripande kvalitet.
Misstag är vanliga men de behöver inte vara det. Elektronisk orderinmatning är ett utmärkt sätt att stärka flödet av förfrågningar i den riktning som fungerar bäst: framåt.
